Installer sa signature email

Votre signature email est générée à partir de votre fiche et du modèle de la société. Cette page explique comment l'installer vous-même dans votre messagerie. Elle s'adresse au porteur du profil (rôle Utilisateur ou plus) ; si vous n'avez pas accès à l'interface, utilisez le lien « signature » de l'email « Votre profil numérique » envoyé par votre administrateur.

Récupérer la signature

1. Ouvrez Profils, puis votre fiche.
2. Cliquez sur l'onglet Signature d'email.
3. Vérifiez l'Aperçu à droite : la disposition, les couleurs et le logo viennent du modèle ; l'identité et les coordonnées, de votre fiche.
4. Selon votre messagerie, cliquez sur Copier la signature ou sur Télécharger le fichier .htm (Outlook sous Windows uniquement).

Utilisez toujours le bouton Copier la signature plutôt que de sélectionner l'aperçu à la souris : le bouton copie la mise en forme complète.

Gmail

1. Cliquez sur Copier la signature.
2. Dans Gmail, ouvrez Paramètres (roue dentée) › Voir tous les paramètres.
3. Dans l'onglet Général, descendez jusqu'à Signature et créez une nouvelle signature (ou modifiez l'ancienne).
4. Collez dans la zone de saisie (Ctrl + V ou Cmd + V).
5. Sous Signature par défaut, choisissez-la pour les nouveaux emails et, si vous le souhaitez, pour les réponses et transferts.
6. Cliquez sur Enregistrer les modifications en bas de la page.

Outlook sur le web et nouvel Outlook

1. Cliquez sur Copier la signature.
2. Dans Outlook, ouvrez Paramètres › Comptes › Signatures. Dans l'ancienne interface, le chemin était Paramètres › Courrier › Composer et répondre.
3. Créez une nouvelle signature, donnez-lui un nom et collez dans la zone de saisie.
4. Choisissez-la comme signature par défaut pour les nouveaux messages et, si vous le souhaitez, pour les réponses et transferts.
5. Enregistrez.

Ce chemin vaut aussi pour le « nouvel Outlook » pour Windows.

Outlook pour Mac

1. Cliquez sur Copier la signature.
2. Dans Outlook, ouvrez Outlook › Réglages › Signatures.
3. Créez une nouvelle signature, collez-la, puis choisissez-la comme signature par défaut pour votre compte.

Outlook pour Windows

Outlook pour Windows lit ses signatures dans un dossier du poste : vous y déposez le fichier fourni.

1. Fermez Outlook.
2. Cliquez sur Télécharger le fichier .htm.
3. Ouvrez l'Explorateur de fichiers, tapez %APPDATA%\Microsoft\Signatures dans la barre d'adresse et validez. Si le dossier n'existe pas, créez-le.
4. Déposez-y le fichier téléchargé.
5. Rouvrez Outlook, puis Fichier › Options › Courrier › Signatures : choisissez la nouvelle signature pour les nouveaux messages et, si vous le souhaitez, pour les réponses et transferts.

Cette méthode concerne l'Outlook classique. Pour le « nouvel Outlook » pour Windows, procédez comme pour Outlook sur le web.

Apple Mail

1. Cliquez sur Copier la signature.
2. Dans Mail, ouvrez Réglages › Signatures.
3. Sélectionnez votre compte et ajoutez une signature avec le bouton +.
4. Décochez « Toujours utiliser ma police de message par défaut ».
5. Collez la signature dans la zone de droite, en remplaçant le texte proposé.
6. Choisissez-la dans le menu Choisir la signature sous la liste.

Quand faut-il réinstaller ?

Une signature installée à la main est une copie. Si vos coordonnées, votre fonction ou le modèle changent, réinstallez-la en répétant les étapes ci-dessus.

Exception : la bannière marketing. Son image est chargée depuis Profiles Flow à l'ouverture de chaque email, donc un changement de campagne apparaît sans réinstallation. Voir Bannières.

Dépannage

Les images n'apparaissent pas (photo, logo, bannière)

• Beaucoup de messageries bloquent par défaut les images distantes d'un expéditeur inconnu. Chez le destinataire, un clic sur « Afficher les images » ou l'ajout de l'expéditeur aux contacts suffit.
• Si vous avez collé la signature dans un message plutôt que dans les réglages de signature, recommencez depuis les réglages.
• Si les images ont disparu partout du jour au lendemain, l'abonnement de la société est peut-être suspendu : les images des signatures cessent alors d'être servies. Voir Abonnement et facturation.

La police n'est pas la bonne

• Apple Mail : vérifiez que « Toujours utiliser ma police de message par défaut » est bien décoché.
• Les messageries n'affichent que les polices disponibles sur l'appareil du lecteur : un léger écart de police d'un destinataire à l'autre est normal.

Le logo est illisible en mode sombre

En mode sombre, Gmail et Outlook peuvent inverser les couleurs de l'email. Pour garder un logo lisible, activez l'option Fond clair derrière le logo dans l'onglet Signature d'email du modèle : ce fond fait partie de l'image et n'est pas inversé. Puis réinstallez la signature. Voir Personnaliser la signature.

La mise en page est décalée après collage

Supprimez entièrement l'ancienne signature avant de coller, collez directement dans la zone de signature des réglages, et n'utilisez pas « Coller sans mise en forme ».

Outlook pour Windows ne propose pas la signature

Vérifiez que le fichier est bien dans %APPDATA%\Microsoft\Signatures (et non dans un sous-dossier), puis redémarrez Outlook.