Premiers pas
La mise en route conseillée en six étapes, de la société jusqu'à la diffusion des supports à vos collaborateurs.
Votre compte est créé : voici l'ordre conseillé pour équiper vos collaborateurs. Ces étapes demandent le rôle Administrateur (la première) ou Éditeur (les suivantes).
Le principe : chaque collaborateur a une fiche, et un modèle porte l'habillage commun (logo, couleurs, coordonnées de la société). De la fiche et du modèle, Profiles Flow tire trois supports : la page de profil, la signature email et la carte Wallet.
1. Compléter Ma société
Dans Gestion › Ma société, vérifiez le nom, le SIRET, le numéro de TVA intracommunautaire, l'adresse et le téléphone de votre société.
Voir Ma société.
2. Créer vos établissements
Si vous avez plusieurs sites (siège, agences, magasins), créez-les dans Gestion › Établissements avec leur adresse, leurs emails et leurs téléphones. Ces informations s'affichent sur la page de profil de chaque collaborateur rattaché.
Vous n'avez qu'un site ? Un établissement reste utile : c'est lui qui affiche une adresse sur les pages de profil, avec un bouton « Voir sur la carte ».
Voir Établissements.
3. Créer un modèle
C'est l'étape essentielle : un profil sans modèle n'a ni page de profil, ni signature, ni carte Wallet.
- Ouvrez Gestion › Modèles, cliquez sur Créer, nommez le modèle.
- Renseignez les coordonnées communes (onglet Général), le logo et la couleur (onglet Page de profil), puis la signature et la carte Wallet.
- Dans l'onglet Règles d'affectation, choisissez Tous les profils de la société, puis enregistrez.
Un modèle nouvellement créé ne s'applique à personne tant que vous n'avez pas choisi ses règles.
Voir Comprendre les modèles et Règles d'affectation.
4. Créer les profils
Deux façons de faire :
- à la main, depuis Profils › Nouveau profil, pour quelques personnes (voir Créer un profil) ;
- par import d'un fichier Excel ou CSV, ou par synchronisation avec votre annuaire, pour une équipe plus large (voir Import de profils et Active Directory).
Votre propre fiche existe déjà : c'est celle créée à l'inscription.
5. Vérifier un profil
Avant de diffuser, ouvrez une fiche et passez ses onglets en revue :
- Page de profil : cliquez sur Ouvrir le profil pour voir la page telle que vos contacts la verront, ou scannez le QR code avec votre téléphone ;
- Signature d'email : vérifiez l'aperçu ;
- Carte Wallet : vérifiez l'aperçu Apple et Google.
L'encadré Modèle de l'onglet Informations indique le modèle appliqué. S'il affiche « Aucune règle ne réclame cette carte », revenez à l'étape 3.
Le tableau de bord liste aussi les profils à compléter (photo, fonction, coordonnées manquantes).
6. Diffuser aux collaborateurs
Chaque collaborateur doit ensuite installer ses supports :
- Envoyez-lui ses liens avec Envoyer les informations, depuis sa fiche ou en sélectionnant plusieurs profils dans la liste. Il reçoit l'email « Votre profil numérique » avec sa page de profil, sa carte Wallet et sa signature. Voir Inviter et envoyer les informations.
- Il installe sa signature dans sa messagerie : voir Installer sa signature email. Pour Gmail ou un serveur Exchange, les modules peuvent la poser à sa place : voir Google Workspace et Outlook (Exchange).
- Il ajoute sa carte à son téléphone : voir Ajouter sa carte au Wallet.
- Il partage sa page de profil et son QR code : voir Partager sa page de profil et QR codes.
Pour aller plus loin
- Ajoutez une bannière marketing sous toutes les signatures et les pages de profil.
- Suivez les leads laissés par les visiteurs et les statistiques de consultation.