Inviter et envoyer les informations
La différence entre Envoyer une invitation et Envoyer les informations, et le contenu de chaque email.
Deux boutons en haut de chaque fiche profil envoient un email au collaborateur. Ils n'ont pas le même but :
| Bouton | À qui | Ce qu'il envoie |
|---|---|---|
| Envoyer une invitation | une personne qui doit se connecter à l'interface de gestion | un lien vers la page de connexion |
| Envoyer les informations | tout collaborateur qui a une carte | ses trois liens : page de profil, carte Wallet, signature |
La plupart des collaborateurs n'ont besoin que de leurs informations : ils utilisent leurs supports sans jamais se connecter. Ces actions demandent le rôle Éditeur ou Administrateur.
Envoyer les informations
Pour un collaborateur
- Ouvrez sa fiche dans Profils.
- Cliquez sur Envoyer les informations, en haut à droite.
- Vérifiez l'adresse indiquée dans la fenêtre de confirmation, puis cliquez sur Envoyer.
Pour plusieurs collaborateurs
- Dans la liste Profils, cochez les profils concernés (seuls les profils actifs peuvent être cochés).
- Cliquez sur Envoyer les informations.
- Confirmez avec Envoyer.
Les profils sans adresse email sont laissés de côté, et leur nombre est indiqué à la fin de l'envoi.
À quelle adresse ?
L'email part à l'Email affiché de la fiche, ou à défaut à son Email de connexion. Si la fiche n'a ni l'un ni l'autre, le bouton est grisé : ajoutez une adresse dans l'onglet Informations.
Ce que reçoit le collaborateur
Un email intitulé « Votre profil numérique », avec :
- Page de profil : l'adresse de sa page, à partager et à mettre en favori ;
- Carte de visite : les boutons Ajouter à Apple Wallet et Ajouter à Google Wallet, à ouvrir depuis le téléphone lui-même ;
- Signature d'email : le lien vers sa signature, à copier dans sa messagerie, et le fichier .htm pour Outlook sous Windows.
Ces trois liens sont permanents : les coordonnées du collaborateur peuvent changer, les liens restent les mêmes. Il n'a pas besoin de compte pour s'en servir.
Les liens de la carte Wallet et de la signature sont personnels : le collaborateur ne doit pas transférer cet email. Le lien de sa page de profil, lui, est fait pour être partagé.
Pour la suite, orientez-le vers Installer sa signature email et Ajouter sa carte au Wallet.
Quand le renvoyer ?
Pas à chaque modification : la page de profil se met à jour seule, et le QR code de la carte Wallet mène toujours à la fiche à jour. Renvoyez-le :
- à un nouvel arrivant ;
- à quelqu'un qui change de téléphone ou d'ordinateur ;
- quand une signature copiée à la main doit être réinstallée : nouvelle fonction ou nouveau numéro, nouvelle mise en page. Une signature collée dans une messagerie garde le texte du jour où elle a été copiée. Les modules Google Workspace et Outlook (Exchange) évitent cette étape ;
- quand l'apparence de la carte Wallet a changé dans le modèle et que la carte doit être réinstallée.
Envoyer une invitation
L'invitation ne concerne que les personnes qui doivent se connecter à l'interface de gestion : pour mettre à jour leur propre fiche (rôle Utilisateur), ou gérer les profils de la société (Éditeur, Administrateur).
- Ouvrez la fiche, onglet Compte.
- Vérifiez l'Email de connexion, activez Accès à l'interface de gestion et choisissez le Rôle. Enregistrez.
- Cliquez sur Envoyer une invitation, en haut à droite, puis confirmez avec Envoyer.
Le bouton est grisé si le profil n'est pas activé ou s'il n'a pas accès à l'interface.
Quand vous créez un profil avec l'accès déjà ouvert, l'invitation part automatiquement à l'enregistrement. Le bouton sert alors à la renvoyer.
Pour inviter plusieurs personnes à la fois : cochez-les dans la liste Profils, puis cliquez sur Envoyer les invitations. Seules celles qui ont accès à l'interface reçoivent un email.
Ce que reçoit la personne invitée
Un email d'invitation avec un bouton Me connecter. Il ouvre la page de connexion, son adresse déjà saisie : elle reçoit alors un code de connexion par email. Il n'y a aucun mot de passe à créer. Voir Se connecter.
L'invitation part à l'Email de connexion (onglet Compte), et non à l'email affiché.
Les deux à la fois ?
Pour un collaborateur qui se connecte, envoyez les deux : l'invitation pour accéder à l'interface, les informations pour installer ses supports. Une fois connecté, il retrouve aussi ses liens dans l'encadré Mon profil de son tableau de bord.
Voir aussi Accès et rôles.