Invitar y enviar la información
La diferencia entre Enviar una invitación y Enviar la información, y el contenido de cada correo.
Dos botones en la parte superior de cada ficha de perfil envían un correo al empleado. No tienen el mismo objetivo:
| Botón | A quién | Qué envía |
|---|---|---|
| Enviar una invitación | una persona que debe iniciar sesión en la interfaz de gestión | un enlace a la página de inicio de sesión |
| Enviar la información | cualquier empleado que tenga una tarjeta | sus tres enlaces: página de perfil, tarjeta Wallet, firma |
La mayoría de los empleados solo necesitan su información: usan sus soportes sin iniciar sesión nunca. Estas acciones requieren el rol Editor o Administrador.
Enviar la información
Para un empleado
- Abra su ficha en Perfiles.
- Haga clic en Enviar la información, arriba a la derecha.
- Compruebe la dirección indicada en la ventana de confirmación y haga clic en Enviar.
Para varios empleados
- En la lista Perfiles, marque los perfiles afectados (solo se pueden marcar los perfiles activos).
- Haga clic en Enviar la información.
- Confirme con Enviar.
Los perfiles sin dirección de correo se omiten, y su número se indica al final del envío.
¿A qué dirección?
El correo se envía al Email visible de la ficha o, en su defecto, a su Correo de inicio de sesión. Si la ficha no tiene ni uno ni otro, el botón aparece en gris: añada una dirección en la pestaña Información.
Lo que recibe el empleado
Un correo titulado «Su perfil digital», con:
- Página de perfil: la dirección de su página, para compartirla y guardarla en favoritos;
- Tarjeta de visita: los botones Añadir a Apple Wallet y Añadir a Google Wallet, que deben abrirse desde el propio teléfono;
- Firma de correo: el enlace a su firma, para copiarla en su programa de correo, y el archivo .htm para Outlook en Windows.
Estos tres enlaces son permanentes: los datos de contacto del empleado pueden cambiar, los enlaces siguen siendo los mismos. No necesita cuenta para usarlos.
Los enlaces de la tarjeta Wallet y de la firma son personales: el empleado no debe reenviar este correo. El enlace de su página de perfil, en cambio, está hecho para compartirse.
Para lo siguiente, remítale a Instalar su firma de correo y Añadir su tarjeta al Wallet.
¿Cuándo volver a enviarlo?
No en cada modificación: la página de perfil se actualiza sola, y el código QR de la tarjeta Wallet siempre lleva a la ficha actualizada. Vuelva a enviarlo:
- a una persona recién incorporada;
- a alguien que cambia de teléfono o de ordenador;
- cuando una firma copiada a mano debe reinstalarse: nuevo cargo o nuevo número, nuevo diseño. Una firma pegada en un programa de correo conserva el texto del día en que se copió. Los módulos Google Workspace y Outlook (Exchange) evitan este paso;
- cuando el aspecto de la tarjeta Wallet ha cambiado en la plantilla y la tarjeta debe reinstalarse.
Enviar una invitación
La invitación solo concierne a las personas que deben iniciar sesión en la interfaz de gestión: para actualizar su propia ficha (rol Usuario) o gestionar los perfiles de la empresa (Editor, Administrador).
- Abra la ficha, pestaña Cuenta.
- Compruebe el Correo de inicio de sesión, active Acceso a la interfaz de gestión y elija el Rol. Guarde.
- Haga clic en Enviar una invitación, arriba a la derecha, y confirme con Enviar.
El botón aparece en gris si el perfil no está activado o si no tiene acceso a la interfaz.
Cuando crea un perfil con el acceso ya abierto, la invitación se envía automáticamente al guardar. El botón sirve entonces para reenviarla.
Para invitar a varias personas a la vez: márquelas en la lista Perfiles y haga clic en Enviar las invitaciones. Solo las que tienen acceso a la interfaz reciben un correo.
Lo que recibe la persona invitada
Un correo de invitación con un botón Iniciar sesión. Abre la página de inicio de sesión con su dirección ya introducida: recibe entonces un código de inicio de sesión por correo. No hay ninguna contraseña que crear. Véase Iniciar sesión.
La invitación se envía al Correo de inicio de sesión (pestaña Cuenta), y no al email visible.
¿Las dos cosas a la vez?
Para un empleado que inicia sesión, envíe las dos: la invitación para acceder a la interfaz, la información para instalar sus soportes. Una vez conectado, también encuentra sus enlaces en el recuadro Mi perfil de su panel.
Véase también Acceso y roles.