Einladen und Informationen senden
Der Unterschied zwischen Einladung senden und Informationen senden, und der Inhalt jeder E-Mail.
Zwei Schaltflächen oben in jedem Profil senden eine E-Mail an den Mitarbeiter. Sie haben nicht denselben Zweck:
| Schaltfläche | An wen | Was sie sendet |
|---|---|---|
| Einladung senden | eine Person, die sich an der Verwaltungsoberfläche anmelden soll | einen Link zur Anmeldeseite |
| Informationen senden | jeden Mitarbeiter, der eine Karte hat | seine drei Links: Profilseite, Wallet-Karte, Signatur |
Die meisten Mitarbeiter brauchen nur ihre Informationen: Sie nutzen ihre Medien, ohne sich je anzumelden. Diese Aktionen erfordern die Rolle Redakteur oder Administrator.
Informationen senden
Für einen Mitarbeiter
- Öffnen Sie sein Profil unter Profile.
- Klicken Sie oben rechts auf Informationen senden.
- Prüfen Sie die im Bestätigungsfenster angegebene Adresse und klicken Sie dann auf Senden.
Für mehrere Mitarbeiter
- Markieren Sie in der Liste Profile die betreffenden Profile (nur aktive Profile lassen sich markieren).
- Klicken Sie auf Informationen senden.
- Bestätigen Sie mit Senden.
Profile ohne E-Mail-Adresse werden übersprungen, und ihre Anzahl wird am Ende des Versands angegeben.
An welche Adresse?
Die E-Mail geht an die Angezeigte E-Mail des Profils, ersatzweise an seine Anmelde-E-Mail. Hat das Profil keine von beiden, ist die Schaltfläche ausgegraut: Fügen Sie im Tab Informationen eine Adresse hinzu.
Was der Mitarbeiter erhält
Eine E-Mail mit dem Titel „Ihr digitales Profil“, mit:
- Profilseite: die Adresse seiner Seite, zum Teilen und als Lesezeichen;
- Visitenkarte: die Schaltflächen Zu Apple Wallet hinzufügen und Zu Google Wallet hinzufügen, die direkt auf dem Telefon geöffnet werden;
- E-Mail-Signatur: der Link zu seiner Signatur, zum Kopieren in sein E-Mail-Programm, und die .htm-Datei für Outlook unter Windows.
Diese drei Links sind dauerhaft: Die Kontaktdaten des Mitarbeiters können sich ändern, die Links bleiben dieselben. Er braucht kein Konto, um sie zu nutzen.
Die Links der Wallet-Karte und der Signatur sind persönlich: Der Mitarbeiter sollte diese E-Mail nicht weiterleiten. Der Link zu seiner Profilseite hingegen ist zum Teilen gedacht.
Für die nächsten Schritte verweisen Sie ihn auf E-Mail-Signatur installieren und Karte zum Wallet hinzufügen.
Wann erneut senden?
Nicht bei jeder Änderung: Die Profilseite aktualisiert sich selbst, und der QR-Code der Wallet-Karte führt immer zum aktuellen Profil. Senden Sie die E-Mail erneut:
- an neue Mitarbeiter;
- an jemanden, der sein Telefon oder seinen Computer wechselt;
- wenn eine manuell kopierte Signatur neu installiert werden muss: neue Funktion oder neue Nummer, neues Layout. Eine in ein E-Mail-Programm eingefügte Signatur behält den Text vom Tag des Kopierens. Die Module Google Workspace und Outlook (Exchange) ersparen diesen Schritt;
- wenn sich das Aussehen der Wallet-Karte in der Vorlage geändert hat und die Karte neu installiert werden muss.
Einladung senden
Die Einladung betrifft nur Personen, die sich an der Verwaltungsoberfläche anmelden sollen: um ihr eigenes Profil zu aktualisieren (Rolle Benutzer) oder die Profile des Unternehmens zu verwalten (Redakteur, Administrator).
- Öffnen Sie das Profil, Tab Konto.
- Prüfen Sie die Anmelde-E-Mail, aktivieren Sie Zugang zur Verwaltungsoberfläche und wählen Sie die Rolle. Speichern Sie.
- Klicken Sie oben rechts auf Einladung senden und bestätigen Sie dann mit Senden.
Die Schaltfläche ist ausgegraut, wenn das Profil nicht aktiviert ist oder keinen Zugang zur Oberfläche hat.
Wenn Sie ein Profil mit bereits freigeschaltetem Zugang anlegen, wird die Einladung beim Speichern automatisch versendet. Die Schaltfläche dient dann zum erneuten Senden.
Um mehrere Personen gleichzeitig einzuladen: Markieren Sie sie in der Liste Profile und klicken Sie dann auf Einladungen senden. Nur Personen mit Zugang zur Oberfläche erhalten eine E-Mail.
Was die eingeladene Person erhält
Eine Einladungs-E-Mail mit einer Schaltfläche Anmelden. Sie öffnet die Anmeldeseite mit bereits eingetragener Adresse: Die Person erhält dann einen Anmeldecode per E-Mail. Es muss kein Passwort angelegt werden. Siehe Anmelden.
Die Einladung geht an die Anmelde-E-Mail (Tab Konto) und nicht an die angezeigte E-Mail.
Beides zugleich?
Für einen Mitarbeiter, der sich anmeldet, senden Sie beides: die Einladung für den Zugang zur Oberfläche, die Informationen für die Einrichtung seiner Medien. Nach der Anmeldung findet er seine Links außerdem im Kasten Mein Profil seines Dashboards.
Siehe auch Zugriff und Rollen.