E-Mail-Signatur in Outlook und Gmail: Schritt für Schritt einrichten

Sie haben eine schöne, einsatzbereite Signatur. Jetzt muss sie nur noch an die richtige Stelle. Und genau da wird es kompliziert: Outlook gibt es in mehreren Versionen mit unterschiedlichen Menüs, Gmail versteckt die Signatur mitten in den allgemeinen Einstellungen, und Apple Mail hat seine eigenen Feinheiten.

Dieser Leitfaden geht jedes Programm Schritt für Schritt durch. Er setzt voraus, dass Ihre Signatur bereits gestaltet ist, in einer Webseite oder einer HTML-Datei, die Sie kopieren können. Falls nicht, beginnen Sie damit, Ihre E-Mail-Signatur zu erstellen.

Bevor Sie beginnen: die Signatur richtig kopieren

Die meisten Installationen erfolgen per Kopieren und Einfügen. Damit die Gestaltung erhalten bleibt:

1. Öffnen Sie die Signatur in einem Browser (Chrome, Edge, Safari, Firefox).
2. Markieren Sie sie vollständig, oder verwenden Sie die Schaltfläche „Kopieren“ Ihres Tools, falls vorhanden.
3. Kopieren Sie (Strg + C oder Cmd + C) und fügen Sie sie dann in das Signaturfeld des Programms ein.

Vermeiden Sie den Umweg über Word oder einen anderen Texteditor: Die Gestaltung leidet darunter. Und prüfen Sie, dass die Bilder (Logo, Foto) online gespeichert sind, sonst werden sie bei Ihren Empfängern nicht angezeigt.

Signatur in Gmail

Diese Schritte gelten für Gmail am Computer, im Browser, für ein privates Konto ebenso wie für ein Google-Workspace-Konto. Sie folgen der offiziellen Gmail-Hilfe.

1. Klicken Sie in Gmail oben rechts auf das Symbol Einstellungen (Zahnrad) und dann auf Alle Einstellungen aufrufen.
2. Scrollen Sie im Tab Allgemein bis zum Abschnitt Signatur.
3. Klicken Sie auf Neu erstellen, geben Sie der Signatur einen Namen (zum Beispiel „Pro“) und fügen Sie sie in das Feld ein.
4. Wählen Sie direkt darunter, bei den Standardeinstellungen für Signaturen, diese Signatur für neue E-Mails und, wenn Sie möchten, für Antworten und Weiterleitungen.
5. Klicken Sie ganz unten auf der Seite auf Änderungen speichern.

Gut zu wissen:

• Eine Gmail-Signatur darf bis zu 10.000 Zeichen enthalten, Bilder eingeschlossen.
• Wenn Sie von mehreren Adressen aus senden („E-Mail senden als“), können Sie über ein Menü oberhalb des Felds jeder Adresse eine Signatur zuordnen.
• Die Gmail-App auf dem Smartphone hat ihre eigene „mobile Signatur“ in reinem Text, die in den Einstellungen der App festgelegt wird.

Signatur in Outlook im Web und im neuen Outlook für Windows

Outlook im Web (Microsoft 365 oder Outlook.com) und das neue Outlook für Windows teilen dieselbe Oberfläche. Laut Microsoft-Hilfe:

1. Klicken Sie oben rechts auf Einstellungen (Zahnrad).
2. Öffnen Sie Konten und dann Signaturen. Bei manchen älteren Versionen lautet der Pfad E-Mail › Verfassen und beantworten.
3. Wenn Sie mehrere Konten haben, wählen Sie das betreffende aus.
4. Legen Sie eine neue Signatur an, geben Sie ihr einen Namen und fügen Sie sie in den Bearbeitungsbereich ein.
5. Legen Sie mit den angebotenen Optionen fest, ob sie neuen Nachrichten sowie Antworten und Weiterleitungen hinzugefügt wird.
6. Klicken Sie auf Speichern.

Achtung: Microsoft weist darauf hin, dass Signaturen nicht immer zwischen den verschiedenen Outlook-Versionen synchronisiert werden. Eine in Outlook im Web erstellte Signatur muss in Outlook für Windows oder für Mac unter Umständen neu angelegt werden.

Signatur im klassischen Outlook für Windows

Das „klassische“, lokal installierte Outlook ist in Unternehmen nach wie vor weit verbreitet.

Per Kopieren und Einfügen

1. Öffnen Sie Datei › Optionen › E-Mail und klicken Sie auf Signaturen. Sie können auch über eine neue Nachricht gehen, Menü Signatur › Signaturen.
2. Klicken Sie unter „Zu bearbeitende Signatur auswählen“ auf Neu und vergeben Sie einen Namen.
3. Fügen Sie die Signatur in den Bereich „Signatur bearbeiten“ ein.
4. Wählen Sie rechts unter „Standardsignatur auswählen“ das Konto und dann die Signatur für neue Nachrichten und für Antworten/Weiterleitungen.
5. Klicken Sie auf OK.

Per .htm-Datei (zuverlässiger für aufwendige Signaturen)

Der Editor des klassischen Outlook vereinfacht komplexe Layouts beim Einfügen oft. Wenn Sie die Signatur als .htm-Datei vorliegen haben:

1. Schließen Sie Outlook.
2. Drücken Sie Windows + R, geben Sie %APPDATA%\Microsoft\Signatures ein und bestätigen Sie: Der Signaturordner öffnet sich.
3. Legen Sie die .htm-Datei dort ab.
4. Öffnen Sie Outlook wieder: Die Signatur erscheint unter Datei › Optionen › E-Mail › Signaturen, wo Sie sie als Standard auswählen.

Signatur in Outlook für Mac

1. Öffnen Sie in der Menüleiste Outlook › Einstellungen (auf älteren macOS-Versionen ebenfalls Einstellungen, englisch Preferences).
2. Klicken Sie auf Signaturen.
3. Klicken Sie auf +, um eine Signatur anzulegen, benennen Sie sie und fügen Sie sie in den Editor ein.
4. Schließen Sie den Editor, um zu speichern.
5. Wählen Sie im Fenster „Signaturen“ unter der Standardsignatur das Konto und dann die Signatur für neue Nachrichten sowie für Antworten und Weiterleitungen.

Als Bonus: Signatur in Apple Mail auf dem Mac

1. Öffnen Sie Mail › Einstellungen und dann den Tab Signaturen.
2. Wählen Sie in der linken Spalte das E-Mail-Konto aus.
3. Klicken Sie unter der Liste der Signaturen auf + und benennen Sie die neue Signatur.
4. Deaktivieren Sie „Immer meine Standardschrift verwenden“, sonst ersetzt Mail die Schrift Ihrer Signatur durch seine eigene.
5. Fügen Sie die Signatur in den rechten Bereich ein.
6. Legen Sie sie über das Menü „Signatur auswählen“ als Standard für dieses Konto fest.

Diese Bezeichnungen stammen aus der Apple-Hilfe. Auf dem iPhone hat die Mail-App ihre eigene Signatur, die separat festgelegt wird und nur sehr eingeschränkte Gestaltung erlaubt.

Die häufigsten Probleme

• Das Logo erscheint beim Empfänger nicht: Das Bild ist nicht online gespeichert, oder das Programm des Empfängers blockiert externe Bilder. Verwenden Sie ein öffentliches Bild unter https.
• Das Layout verrutscht in Outlook: Nutzen Sie für das klassische Outlook die .htm-Datei und bevorzugen Sie eine als Tabelle aufgebaute Signatur.
• Das Logo verschwindet im Dunkelmodus: Sehen Sie eine Version mit hellem Hintergrund im Bild vor.
• Zwei Signaturen stapeln sich: Eine Signatur ist sowohl im Programm als auch vom Administrator des E-Mail-Systems festgelegt. Behalten Sie nur eine Quelle.

Wenn Sie diesen Vorgang für ein ganzes Team wiederholen müssen, lesen Sie besser die E-Mail-Signaturen eines ganzen Teams vereinheitlichen.

Die E-Mail-Signatur für Outlook oder Gmail mit Profiles Flow einrichten

Mit Profiles Flow hat jeder Mitarbeiter ein Profil, und der Reiter „E-Mail-Signatur“ dieses Profils zeigt seine installationsbereite Signatur mit zwei Buttons: „Signatur kopieren“ und „.htm-Datei herunterladen“. Die Anleitungen für jedes Programm stehen gleich daneben.

Für ein Team lässt sich die Installation automatisieren:

• Google Workspace: Das zugehörige Modul installiert die Signaturen in den Gmail-Konten der Domain und hält sie aktuell, nach einer einmaligen Freigabe durch den Super Admin;
• Internes Exchange: Für Outlook auf Windows-Rechnern, die mit der Domain verbunden sind, setzt ein vom Administrator verteiltes Anmeldeskript die Signatur bei jeder Sitzungsanmeldung.

Mit diesen Modulen wird alles automatisch aktualisiert. Outlook im Web, das neue Outlook und Outlook für Mac bleiben bei der manuellen Installation aus dem Profil. Eine von Hand installierte Signatur behält den Text vom Tag der Installation: Nach einer neuen Funktion oder Telefonnummer müssen Sie sie erneut kopieren. Die Bilder (Foto, Logo, Banner) dagegen aktualisieren sich von selbst. Mit Microsoft 365 installiert ein Modul die Signaturen in Outlook und hält sie aktuell. Die Details finden Sie auf der Seite E-Mail-Signatur und in der Dokumentation.

Häufige Fragen

Eine einfügebereite Signatur für jeden Mitarbeiter? Profiles Flow gibt es als kostenlose Testphase über 30 Tage, ohne Kreditkarte.