Signature email Outlook et Gmail : l'installer pas à pas

Vous avez une belle signature, prête à l'emploi. Reste à la mettre au bon endroit. C'est là que les choses se compliquent : Outlook existe en plusieurs versions qui n'ont pas les mêmes menus, Gmail range la signature au milieu de ses paramètres généraux, et Apple Mail a ses propres subtilités.

Ce guide reprend chaque logiciel pas à pas. Il suppose que votre signature est déjà mise en forme, dans une page web ou un fichier HTML que vous pouvez copier. Si ce n'est pas le cas, commencez par créer votre signature email.

Avant de commencer : copier la signature correctement

La plupart des installations se font par copier-coller. Pour que la mise en forme suive :

1. Ouvrez la signature dans un navigateur (Chrome, Edge, Safari, Firefox).
2. Sélectionnez-la entièrement, ou utilisez le bouton « Copier » de votre outil s'il en a un.
3. Copiez (Ctrl + C ou Cmd + C), puis collez dans le champ de signature du logiciel.

Évitez de passer par Word ou un éditeur de texte intermédiaire : la mise en forme s'y dégrade. Et vérifiez que les images (logo, photo) sont hébergées en ligne, sinon elles ne s'afficheront pas chez vos destinataires.

Signature dans Gmail

Ces étapes concernent Gmail sur ordinateur, dans un navigateur, pour un compte personnel comme pour un compte Google Workspace. Elles suivent l'aide officielle de Gmail.

1. Dans Gmail, cliquez sur l'icône Paramètres (roue dentée) en haut à droite, puis sur Voir tous les paramètres.
2. Dans l'onglet Général, descendez jusqu'à la section Signature.
3. Cliquez sur Créer, donnez un nom à la signature (par exemple « Pro »), puis collez-la dans le champ.
4. Juste en dessous, dans les paramètres par défaut des signatures, choisissez-la pour les nouveaux emails et, si vous le souhaitez, pour les réponses et transferts.
5. Tout en bas de la page, cliquez sur Enregistrer les modifications.

À savoir :

• Une signature Gmail peut contenir jusqu'à 10 000 caractères, images comprises.
• Si vous envoyez depuis plusieurs adresses (« Envoyer des e-mails en tant que »), un menu au-dessus du champ permet d'associer une signature à chaque adresse.
• L'application Gmail sur smartphone a sa propre « signature mobile », en texte simple, qui se règle dans les paramètres de l'application.

Signature dans Outlook sur le web et le nouvel Outlook pour Windows

Outlook sur le web (Microsoft 365 ou Outlook.com) et le nouvel Outlook pour Windows partagent la même interface. D'après l'aide de Microsoft :

1. Cliquez sur Paramètres (roue dentée) en haut à droite.
2. Ouvrez Comptes, puis Signatures. Sur certaines versions plus anciennes, le chemin est Courrier › Composer et répondre.
3. Si vous avez plusieurs comptes, choisissez celui concerné.
4. Créez une nouvelle signature, donnez-lui un nom et collez-la dans la zone d'édition.
5. Choisissez, avec les options proposées, si elle s'ajoute aux nouveaux messages et aux réponses et transferts.
6. Cliquez sur Enregistrer.

Attention : Microsoft précise que les signatures ne se synchronisent pas toujours entre les différentes versions d'Outlook. Une signature créée dans Outlook sur le web peut devoir être recréée dans Outlook pour Windows ou pour Mac.

Signature dans Outlook classique pour Windows

L'Outlook « classique », installé sur le poste, reste très utilisé en entreprise.

Par copier-coller

1. Ouvrez Fichier › Options › Courrier, puis cliquez sur Signatures. Vous pouvez aussi passer par un nouveau message, menu Signature › Signatures.
2. Sous « Sélectionner la signature à modifier », cliquez sur Nouveau et donnez un nom.
3. Collez la signature dans la zone « Modifier la signature ».
4. À droite, sous « Choisir la signature par défaut », sélectionnez le compte, puis la signature pour les nouveaux messages et pour les réponses/transferts.
5. Cliquez sur OK.

Par fichier .htm (plus fiable pour les signatures élaborées)

L'éditeur d'Outlook classique simplifie souvent les mises en page complexes au collage. Si vous disposez de la signature sous forme de fichier .htm :

1. Fermez Outlook.
2. Appuyez sur Windows + R, tapez %APPDATA%\Microsoft\Signatures et validez : le dossier des signatures s'ouvre.
3. Déposez-y le fichier .htm.
4. Rouvrez Outlook : la signature apparaît dans Fichier › Options › Courrier › Signatures, où vous la choisissez par défaut.

Signature dans Outlook pour Mac

1. Dans la barre de menus, ouvrez Outlook › Réglages (Préférences sur les anciennes versions de macOS).
2. Cliquez sur Signatures.
3. Cliquez sur + pour créer une signature, nommez-la et collez-la dans l'éditeur.
4. Fermez l'éditeur pour enregistrer.
5. Dans la fenêtre Signatures, sous la signature par défaut, choisissez le compte puis la signature pour les nouveaux messages et pour les réponses et transferts.

En bonus : signature dans Apple Mail sur Mac

1. Ouvrez Mail › Réglages, puis l'onglet Signatures.
2. Dans la colonne de gauche, sélectionnez le compte de messagerie.
3. Cliquez sur + sous la liste des signatures et nommez la nouvelle signature.
4. Décochez « Toujours utiliser ma police de message par défaut », sinon Mail remplace la police de votre signature par la sienne.
5. Collez la signature dans la zone de droite.
6. Avec le menu « Choisir la signature », définissez-la par défaut pour ce compte.

Ces libellés sont ceux de l'aide d'Apple. Sur iPhone, l'application Mail a sa propre signature, réglée à part, avec une mise en forme très limitée.

Les problèmes les plus fréquents

• Le logo n'apparaît pas chez le destinataire : l'image n'est pas hébergée en ligne, ou le logiciel du destinataire bloque les images externes. Utilisez une image publique en https.
• La mise en page se décale dans Outlook : passez par le fichier .htm pour Outlook classique, et privilégiez une signature construite en tableau.
• Le logo disparaît en mode sombre : prévoyez une version avec fond clair intégré à l'image.
• Deux signatures s'empilent : une signature est définie à la fois dans le logiciel et par l'administrateur de la messagerie. Gardez une seule source.

Si vous devez répéter cette opération pour toute une équipe, lisez plutôt harmoniser les signatures email de toute une équipe.

Installer sa signature email Outlook ou Gmail avec Profiles Flow

Avec Profiles Flow, chaque collaborateur a une fiche, et l'onglet « Signature d'email » de cette fiche affiche sa signature prête à installer, avec deux boutons : « Copier la signature » et « Télécharger le fichier .htm ». Les instructions par logiciel sont rappelées à côté.

Pour une équipe, l'installation peut être automatisée :

• Google Workspace : le module dédié installe et tient à jour les signatures dans les comptes Gmail du domaine, après une autorisation donnée une fois par le super administrateur ;
• Exchange interne : pour Outlook installé sur des postes Windows reliés au domaine, un script de session déployé par l'administrateur pose la signature à chaque ouverture de session.

Avec ces modules, tout se met à jour automatiquement. Outlook sur le web, le nouvel Outlook et Outlook pour Mac restent en installation manuelle depuis la fiche. Une signature installée à la main garde le texte du jour de l'installation : après un changement de fonction ou de numéro, il faut la recopier. Les images (photo, logo, bannière), elles, se mettent à jour seules. Avec Microsoft 365, un module installe et tient à jour les signatures dans Outlook. Le détail est sur la page signature email et dans la documentation.

Questions fréquentes

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